Em primeiro lugar o síndico procura a administradora e passa as informações do condomínio para elaboração de uma proposta, após aprovação desta proposta a administradora cuida de todo cadastro para início dos trabalhos de forma rápida e eficiente.

Uma boa administradora de condomínios deve ter alguns critérios básicos como um sistema eficiente e integrado, proximidade com o síndico, ter um bom setor de cobrança e transparência nas suas prestações de contas, estes são alguns dos critérios indispensáveis para uma boa gestão.

A contabilidade cuidará apenas das obrigações contábeis e fiscais do condomínio e quando for o caso fará o serviço de departamento pessoal, enquanto a administradora contempla tudo isso e todos os outros serviços que são indispensáveis para um condomínio, como todo serviço financeiro e de prestação de contas, todo serviço de cobrança dos inadimplentes, apoio jurídico, atualização cadastral de condôminos e todos os recursos disponíveis do sistema de gestão condominial, ou seja, a administradora de condomínios oferece um pacote de serviços completo e essencial para o condomínio, na maioria das vezes investindo menos ou o mesmo preço que pagaria pelos serviços de contabilidade.

Após aprovação da proposta, o condomínio recebe um check list de documentos e informações que precisa apresentar à administradora e a partir daí todo processo é feito pela empresa contratada. É importante o síndico saber que o processo de transição é simples e rápido, não traz qualquer prejuízo ao síndico e ao condomínio, muito pelo contrário, é um processo de mudança que trará muitos benefícios ao condomínio quando a empresa contratada é séria e competente.

O serviço de cobrança de uma administradora deve ser composto por profissionais qualificados que saibam abordar de forma assertiva os condôminos para cobrar os débitos condominiais e deve utilizar todos os canais de cobrança disponíveis tanto para cobranças extrajudiciais ou judiciais. E além disso, a administradora deve manter o síndico sempre informado sobre o andamento da inadimplência e das ações de cobrança tomadas pelo setor.

Quem for contratar uma administradora deve observar se o sistema disponibilizado para o condomínio oferece alguns recursos essenciais nos dias de hoje como assembleias virtuais, segunda via de boletos, acesso a toda documentação digital do condomínio como convenção, regimento interno, pastas de prestação de contas, canais de fale com o síndico, etc.

São dois serviços complementares, o pessoal cuida de toda parte de colaboradores desde a contratação, folha de pagamento, férias, benefícios, rescisões e encargos trabalhistas, bem como o serviço contábil trata de manter em dia todas as obrigações contábeis do CNPJ do condomínio, evitando assim que o síndico responda por pendências fiscais.

O departamento financeiro de uma administradora deve manter sempre em dia os pagamentos do condomínio, evitando assim qualquer juros e multas por atraso. Além disso, deve oferecer transparência nas prestações de contas, fazendo sempre a conciliação bancária e inserindo toda documentação das despesas nos balancetes.

O síndico profissional é uma solução cada vez mais procurada por condomínios que não tem moradores interessados em se candidatar a síndico e para condomínios que não tiveram boas experiências com síndico morador. O síndico profissional uma vez eleito passa a ser o responsável legal pelo condomínio e trata com os moradores de forma imparcial, zelando pelo cumprimento das regras condominiais. O síndico profissional convoca assembleias, atende prestadores de serviços, faz cotações, ajuda na cobrança dos inadimplentes, notifica moradores quando necessário, atende moradores e faz cumprir todas as obrigações previstas no código civil.

A terceirização tem sido cada vez mais procurada por condomínios, por ser uma forma de reduzir custos do condomínio, pois toda gestão é feita pela empresa terceirizada, como contratação, supervisão, uniformes, EPIs e fiscalização. Além de todo custo direto e indireto ser da terceirizada como salário, benefícios, encargos e até mesmo possíveis responsabilidades trabalhistas.